¿Qué debemos priorizar para afrontar un período de crisis? II

En una nota previa tratamos sobre la importancia de estar cerca de los clientes en épocas de crisis y ahora continuaremos con los costos, otra palanca importantísima en nuestro negocio ya que incide directamente en nuestros márgenes y capacidad de generar utilidades y caja.

A menudo cuando se hacen presupuestos o estimaciones de gastos suele tomarse como base los de períodos previos y asumir un crecimiento o ajuste hacia abajo. Dicha práctica puede servir en condiciones normales; sin embargo, una manera alternativa y más drástica es empezar de cero y cuestionar todos los componentes del costo agregando los estrictamente necesarios y dejando fuera todos los demás. Quizá nos saca de nuestra zona de confort pero agregará una mayor disciplina y eficiencia en la operación. Esto aplica también para los gastos administrativos, de ventas y demás. A esta práctica se le conoce como “zero based budget” o presupuesto base cero. 

Podemos ir a un nivel de eficiencia mayor inclusive cuestionando o reevaluando la cantidad o magnitud que es realmente indispensable así como también revisar los precios con nuestros proveedores contrastando con otras alternativas. Idealmente para los rubros que son recurrentes, negociar acuerdos de servicio o contratos de más de un año a cambio de mejores precios. Comprar en exceso por temor a que se interrumpa la operación también es algo que debemos evitar y para ser eficiente se necesita tener buena planificación.  Mantener inventarios por encima de los necesarios es ineficiente y caro ya que consume capital que podría ser destinado a otro uso con el consiguiente costo financiero adicional. 

Para terminar, vale resaltar la importancia de hacer el ejercicio presupuestal con tiempo, involucrando a las áreas usuarias y dando espacio a las revisiones que serán necesarias para tener una propuesta aprobada en la instancia correspondiente ya sea la gerencia general o directorio. Es recomendable concluir el presupuesto durante el cuarto trimestre del año para que las áreas involucradas puedan prepararse con tiempo y evitar empezar el año sin un objetivo claro. Seguiremos desarrollando este y otros puntos en siguientes notas. Cada empresa requiere un análisis a conciencia y a tiempo, sobre todo un plan de acción realista. Si tu empresa está atravesando una situación difícil puedes necesitar nuestra ayuda y experiencia.